ORO ASESORES es un despacho profesional formado por un equipo humano altamente cualificado, donde trabajamos con entusiasmo, dedicación y superación y aplicamos nuestros años de experiencia, todo ello dirigido a proporcionar el máximo beneficio a nuestros clientes.
Nuestra estructura nos permite tener una política de servicios adaptada a cada cliente, manteniendo una línea de comunicación abierta para favorecer la mayor atención posible.
Nuestros servicios aportan un asesoramiento integral a las empresas, autónomos y comunidades de propietarios. Tratamos las diferentes áreas que rodean a todo negocio: fiscal, contable, laboral, mercantil, calidad, medio ambiente y jurídico. Todos estos servicios tienen en común “calidad, eficacia y seriedad”.
Nuestras miras van encaminadas hacia el día a día, pero sin detenernos aquí, ya que pensamos que lo más importante es el futuro. Por ello llevamos a cabo políticas de renovación, enfocadas hacia nuevas tecnologías y la innovación en nuestros productos y servicios, todo ello pensado para prestar un servicio de mayor calidad y garantías a nuestros clientes.
ORO ASESORES, dispone de distintos departamentos bien diferenciados pero con la mayor coordinación entre ellos, y donde se prestan los siguientes servicios:
FISCAL Y CONTABLE
Todos sabemos la acentuada importancia que la carga fiscal tiene en los costes de la empresa, si unimos a esto la beligerancia creciente de la Hacienda Pública, la proliferación de normas y la rapidez con que estos se modifican, hacen necesario prestar una especial atención a este tipo de asesoramiento.
En ORO ASESORES este departamento comprende varia vertientes:
PRIMERO. INFORMACIÓN.
Entendemos como información dos tipos, una General y otra particular.
En la información general, queremos mantener informados constantemente a nuestros clientes mediante el envío periódico de información, bien sea a través de correo ordinario o de e-mail para poder despertar el interés del cliente en las modificaciones que constantemente experimenta nuestro sistema tributario.
La información particular es aquella que se le hará personalmente a aquellos clientes que nos la soliciten y donde contestaremos a consultas concretas, ya sean fiscales, contables o jurídico mercantiles, que afecten a cualquier área.
SEGUNDO. PLANIFICACIÓN FISCAL.
ORO ASESORES ofrece “asesoramiento a priori”, para que al adoptar las decisiones, el cliente conozca todas las implicaciones fiscales que éstas conllevan y lograr que el coste fiscal de las operaciones sea el menor posible dentro de lo legalmente exigible, consiguiendo una mayor eficacia. Por ello es importante acogerse a todos los beneficios fiscales aplicables, estudiando detalladamente cada uno de ello.
Estudio sobre la posibilidad de constituirse en sociedad mercantil o realizar la actividad como persona física.
Constitución de Sociedades.
Confección del plan contable adaptado a cada una de las necesidades, ya sean PYMES, Constructoras, etc.
Confección de estudios sobre las consecuencias fiscales del leasing.
Análisis del sistema de amortización adecuado.
Reinversión de incrementos patrimoniales.
Bonificaciones.
Deducción por inversiones.
Deducción por creación de empleo.
Aplazamiento de pagos.
Aplicación de actualización de balances cuando la normativa lo permita.
Solicitudes de imputación temporal de ingresos y gastos.
Etc.
TERCERO. REALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS DECLARACIONES LIQUIDACIONES CORRESPONDIENTES.
ORO ASESORES, les confecciona las declaraciones en base a los datos que cada cliente aporte, y aportando en cada momento las soluciones a posibles problemas de tesorería que pudiera tener.
CUARTO. ASISTENCIA ANTE LA AGENCIA ESTATAL TRIBUTARIA.
ORO ASESORES, a través de su departamento de recursos humanos e Inspección, realizará cuantas gestiones sean necesaria (presentación de escritos e interposiciones de recursos de reposición y reclamaciones Económico administrativas o expedientes de devolución que procedan), para atender las necesidades que el cliente tenga de cara a
QUINTO. CONTABILIDAD.
ORO ASESORES, en su departamento contable, puede llevar todo tipo de contabilidades, ya sean de PYMES, grandes empresas o de constructoras e inmobiliarias.
Entre otros servicios prestamos los siguientes:
Apertura y legalización de los libros contables.
Adaptación de la contabilidad al nuevo plan general contable o a los específicos según actividades. Ejemplo: P.G.C. de inmobiliarias, Constructoras, etc.
Análisis de los aspectos específicos a señalar en las memorias de constructoras, etc., debido a la aplicación de un Plan General de Contabilidad concreto.
Análisis de las normas de valoración de la adaptación del plan General de Contabilidad a sectores concretos. Ejemplo. Inmobiliarias, constructoras, etc.
Estudio de las exigencias contables que marcan algunas normas fiscales.
Contabilidad analítica y de costes.
Realización de informes periódicos a gerencia.
SEXTO. ESTUDIOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS.
ORO ASESORES, realizará a petición de aquel cliente que lo solicite, estudios económicos-financieros personalizados para cada tipo de cliente, en ellos se incluirán entre otros los siguientes puntos:
BALANCE DE SITUACIÓN
Activo con su gráfico de activo.
Pasivo con su gráfico de pasivo.
CUADRO DE FLUJOS DE TESORERÍA
Cuadro de flujos de tesorería.
CUENTA DE RESULTADOS
Cargos.
Gráfico comparativo de gastos.
Abonos.
ESTADO COMPARATIVO CUENTAS DE RESULTADOS
Comparativo cuentas de resultados.
ANÁLISIS ECONÓMICOS
Margen comercial bruto.
Margen neto de beneficios.
CASH-FLOW.
Rentabilidad de fondos propios.
Dependencia humana y financiera de los resultados.
Relación de gastos sobre ventas.
INCENTIVOS FISCALES
Incentivos fiscales del ejercicio.
Normativa sobre incentivos.
LIQUIDACIÓN IMPUESTOS SOCIEDADES
Liquidación del Impuesto.
Distribución de los resultados.
ANÁLISIS JURÍDICO-FISCAL DE LA SITUACIÓN DE LA SOCIEDAD
Capital, acciones y accionistas.
Administración social. Correspondencia IVA e IRPF.
Cuadro de impuestos satisfechos.
Prescripción de impuestos.
Operaciones vinculadas.
SÉPTIMO. JURÍDICO – MERCANTIL.
Asesoramiento en la elección del tipo social de entidad más adecuado.
Asesoramiento en la redacción de Estatutos de las entidades.
Tramitación de la constitución de sociedades.
Tramitaciones ante el Registro Mercantil.
Asesoramiento y tramitación de las modificaciones estatutarias.
Confección de cuentas anuales con datos suministrados por la empresa.
Presentación de cuentas anuales en los Registros.
Asesoramiento y tramitación de las renovaciones de cargos sociales.
Tramitación de anuncios de convocatoria de Juntas Generales.
Transformación de sociedades.
Fusión y escisiones de empresas.
B.- DEPARTAMENTO DE CALIDAD.
ORO ASESORES dispone de personal especializado en Normas de calidad ISO 9000, que podrán asesorar en la implantación de estas normas en cualquier tipo de organización, realizando estándares y guías relacionados con sistemas de gestión y de herramientas específicas como los métodos de auditoria (el proceso de verificar que los sistemas de gestión cumplen con el estándar).
Su implantación en estas organizaciones, aunque supone un duro trabajo, ofrece una gran cantidad de ventajas para las empresas. Los principales beneficios son:
Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación de servicio.
Aumento de productividad.
Mayor compromiso con los requisitos del cliente.
Mejora continua.
ORO ASESORES, sabe de la importancia de tener un sistema de calidad implantado, ya que hoy en día todos los organismos oficiales para poder contratar con ellos, uno de los criterios usados para la calificación en el concurso es el de tener implantados normas de calidad y medio ambiente.
También sabemos que a corto plazo este requisito será de obligado cumplimiento.
ORO ASESORES, en su intención de ofrecer a sus clientes las soluciones antes de que se produzcan los problemas, ofrece la posibilidad de realizar un estudio previo a la implantación de las normas de calidad y medio ambiente.
LABORAL
ORO Asesores se compromete a ofrecerles un servicio de calidad personal e individualizado, según las necesidades y características de todos y cada uno de nuestros clientes.
Con la intención de resolver algunas dudas que os puedan plantear a cerca de nuestra metodología de trabajo, a continuación pasamos a desglosar lo que hemos venido a denominar el Decálogo del departamento laboral.
PRIMERO.
Desde el departamento laboral partimos con la ventaja de contar con uno de los programas de nóminas con mayor experiencia y prestigio en el panorama nacional. Hablamos de “Gestión de personal” de Querry, S.A. Un producto que nos va a permitir un rápido y fácil acceso a todas las empresas. Ya sea en materia de contratación, cotización a la seguridad social o elaboración de nóminas.
Hemos elegido este producto con la única intención de que nuestros clientes obtengan la máxima calidad. Así pues, ya no tendrán que preocuparse por aspectos tales como: las bonificaciones mal calculadas en la cotización a la seguridad social, embargos indebidos en la confección de las nóminas, o aquellos conceptos salariales que muchos de ustedes siempre se han preguntado cómo se calculan, cuál es su origen, y nunca se les ha dado una respuesta.
Estamos seguros que el importante desembolso que hemos realizado para la adquisición de “Gestión de Personal” de Querry, S.A. no va a ser en vano.
SEGUNDO. CONTACTO DIRECTO Y PERSONALIZADO CON EL CLIENTE.
En esta nuestra nueva andadura, va a ser fundamental el trato directo con el cliente. El por qué es muy sencillo. Si existe algún problema queremos atajarlo de manera inmediata y ponerle solución de la manera más rápida posible.
Vamos a poner todos los medios, que estén en nuestras manos, para que el resultado de nuestra relación sea fructuosa, pero no os olvidéis que vuestra colaboración es fundamental para nosotros. Recordad que nuestro trabajo es asesorar, las decisiones finales siempre os van a corresponder a vosotros.
Ya sea si habéis decidido emprender una actividad por primera vez, o bien si habéis decidido cambiar de gestoría, realizaremos todas las gestiones oportunas para que vuestra empresa no tenga carencias.
TERCERO. AYUDAS Y SUBVENCIONES.
Desde el departamento laboral tramitaremos todas las ayudas y subvenciones que anualmente ofrece la Junta de Andalucía en materia de empleo (tanto si ya habéis iniciado la actividad, como si estáis a punto de hacerlo, trabajaremos para encontrar todas las ayudas que estén disponibles según vuestra situación actual). No queremos bajo ninguna circunstancia quedarnos atrás. Si nuestro cliente está satisfecho con nuestro trabajo, nosotros también lo estaremos.
CUARTO. MEDIACIÓN PARA LA CONTRATACIÓN DE SEGUROS OBLIGATORIOS.
Haremos un especial hincapié en la contratación de un Servicio de Prevención de Riesgos Laborales para las empresas. Tras las últimas reformas legales y la ampliación del Cuerpo de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social, dedicados exclusivamente a la vigilancia de esta cobertura por parte de las empresas, es fundamental la contratación obligatoria de este servicio para evitar sanciones.
Tampoco nos olvidaremos de informaros a cerca de la contratación de un Seguro de Accidente de Convenio. Igual que ocurrirá con el Servicio de Prevención de riesgos laborales, pondremos en vuestras manos distintas opciones para que elijáis la que mejor se adapte a vuestras posibilidades.
QUINTO. CANALES DE INFORMACIÓN DIRECTA.
Trabajaremos con la seguridad de estar en todo momento informados sobre las últimas novedades en materia socio-laboral, fiscal y contable, gracias a la ayuda de publicaciones diversas y cursos actualizados en todos los frentes.
SEXTO. ENVÍO DE DOCUMENTACIÓN LABORAL A TRAVÉS DE MEDIOS TELEMÁTICOS.
Pensando en la comodidad de nuestros clientes, ofrecemos un servicio de envío de nóminas, contratos de trabajo o cualquier otra documentación laboral a través del correo electrónico. Del mismo modo, ofrecemos la posibilidad de domiciliar a través de vuestra entidad bancaria tanto los seguros sociales como los boletines de autónomos.
SÉPTIMO. REPRESENTACIÓN DE LAS EMPRESAS EN LOS DISTINTOS ORGANISMOS OFICIALES.
Realizaremos todas las gestiones oportunas en las distintas Administraciones públicas, tales como la presentación de altas de autónomos en la Tesorería General de Seguridad Social, ofertas de empleo en el Servicio Público de Empleo, peticiones de permisos de residencia y trabajo para empleados extranjeros en la Oficina de Extranjería, solicitudes de Pago Directo por Incapacidad temporal de los trabajadores autónomos en las distintas mutuas o representación de nuestras empresas en la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, por resaltar algunas. Haciendo, además, un especial seguimiento a cada una de las distintas gestiones que iniciemos.
OCTAVO. CONTRATACIÓN DE TRABAJADORES POR PARTE DE LAS EMPRESAS.
En materia de contratación, os asesoraremos, en todo momento, del tipo de contrato que mejor se adapta a vuestras necesidades atendiendo a las circunstancias personales de cada empleado. Resaltaremos las ventajas (es decir, si están sujetos a bonificaciones en los seguros sociales o a subvenciones por tratarse de contrataciones que fomentan el empleo estable) e inconvenientes que representan cada tipo de contrato.
NOVENO. ELABORACIÓN MENSUAL DE LOS RECIBOS DE SALARIOS.
En cuestión de nóminas, analizaremos detalladamente la confección de las mismas, trabajando de una manera conjunta con los departamentos fiscal y contable. ORO se presenta como una Asesoría Integral y la coordinación entre los distintos departamentos que la forman supondrá una garantía adicional para el buen funcionamiento de la misma.
Una de nuestras premisas será la organización del trabajo, no queriendo dilatarnos en el envío de los recibos de salarios mensualmente.
Pero para todo ello, y nunca nos cansaremos de repetirlo es esencial vuestra cooperación.
DÉCIMO. COLEGIO DE GRADUADOS SOCIALES.
El Colegio de Graduados Sociales nos brinda una formación continua a través de charlas, cursos, jornadas, masters, etc. en colaboración con organismos oficiales y la Facultad de Ciencias del Trabajo, entre otros.
También contamos con un servicio de consultas a través de dicho Colegio de aquellas cuestiones que nos ofrezcan dudas (servicio de guardia con Graduados Sociales experimentados en diferentes materias, asesoramiento en juicios, conciliaciones, etc.)
Además dispondremos de un envío diario de aquellas disposiciones (BOP, BOJA, BOE, BOME), Convenios, Noticias, y Sentencias (Tribunal Constitucional y Tribunal Supremo) de interés para nuestra profesión. El Colegio de Graduados sociales también pondrá a nuestra disposición una Base de datos, en la cual contaremos con una amplia legislación.
Y por último, trabajaremos a través de la Secretaría del Colegio de Graduados Sociales para la petición de citas a la Oficina de Extranjería, con la idea de acelerar los trámites para la obtención de los permisos de trabajo y residencia ya sean por cuenta ajena, cuenta propia, etc.
En un mundo tan complejo como es el laboral, nuestra intención es hacer ver a nuestros clientes que si depositan su confianza en nosotros, todo será mucho más fácil.
ORO Asesores será el apoyo que hará que vuestra empresa funcione aún mejor.
ADMINISTRACIÓN DE FINCAS
En este departamento, O.R.O. Asesores pretende dar un trato personalizado a las Comunidades de Vecinos. Para nosotros este trato es fundamental puesto que todos tenemos viviendas y pertenecemos de una u otra manera a una Comunidad de Vecinos. O.R.O. Asesores tiene como principal propósito administrar las Comunidad de manera ágil y fluida, adelantándonos a los posibles inconvenientes o problemas que surjan en
PRIMERO. INICIO Y SEGUIMIENTO DE INCIDENCIAS.
Toda incidencia que afecte a una Comunidad debe ser anotada en una hoja de incidencias, ya sea en el ámbito de gestiones del día a día, como en el ámbito contable. En la hoja de incidencias se anotarán todos los datos relevantes, obteniendo la mayor información posible para que la resolución de la incidencia se haga de manera rápida y fluida, intentando, en todo lo posible que no se dilate en el tiempo. Deberá, por tanto, incluir la siguiente información: La fecha, la persona (nombre e inmueble) que da el aviso, un teléfono de contacto con esta persona, y el asunto. El criterio para denominar la incidencia es muy importante, para una posterior búsqueda e identificación de la misma. La denominación de la incidencia empezará por el elemento de la comunidad que se ve afectado, por ejemplo, PISCINA, ELECTRICIDAD, JARDINERIA, ASCENSOR, ANTENA TV, PORTERO, CERRADURAS, PUERTA DE GARAJE, ETC. Si no hay ningún elemento específico, la denominación mencionará, si se trata de una CONTRATACION, el servicio de que se trate, o si se trata de una COMPRA, el material que sea.
Una vez obtenida la información se pasará la nota a la empresa que vaya a realizar el trabajo, en el mismo momento de abrir la hoja de incidencias, pero en el caso de que no pueda ser atendida de manera inmediata, deberá imprimirse la hoja que se acaba de abrir para evitar que se olvide o se retrase en demasía. En determinadas ocasiones, es conveniente facilitar, a la empresa de reparación o mantenimiento, el contacto con alguien en el edificio, que ayude a identificar o a localizar el problema.
El siguiente paso es tomar precauciones para evitar que un descuido u olvido de la empresa o persona que haya recibido el aviso, pueda suponer una demora excesiva en la reparación que deba realizarse. Para que el control sea mas fácil y efectivo, primero, se imprimirá dicha hoja de incidencias y se incluirá en una carpeta de incidencias en curso; segundo, se le solicitará, siempre, a la empresa a la que se le haya dado el aviso, que nos informe cuando el trabajo esté realizado, o, si se va a producir una demora, que lo hagan saber, para que se pueda informar a la persona que haya dado el aviso o que esté afectada por el problema, con la intención de que en todo momento la persona esté fielmente informada sobre la evolución de la incidencia.
La incidencia se considerará terminada cuando el Presidente o la persona afectada de el visto bueno. Ahora bien, hay que distinguir si el trabajo está cubierto por un servicio de mantenimiento, o no conlleva pago alguno, o que no quede incluido en un mantenimiento, y por tanto, deberá afrontarse el pago de la factura, que deberá ser autorizada por el Presidente, que firmará el visto bueno en la misma. En ciertas ocasiones se permitirá el visto bueno por teléfono, pero solo en los casos de facturas menores de una cierta cantidad que el Presidente y el Administrador consideren aconsejable para una mayor fluidez del trabajo. Una vez realizado el pago, se realizará la última anotación en la hoja de incidencias, con el importe de la factura. Una vez terminada la incidencia, la hoja se archivará en Incidencias Terminadas, la cual irá acompañada por la factura, en caso de haya algún gasto para
SEGUNDO. INFORMACION PERIODICA A LOS PROPIETARIOS.
Cabe distinguir dos tipos de información, una de carácter mensual y otra de carácter trimestral.
Con periodicidad mensual, al final de cada mes, se presentarán los ingresos y gastos del mes, el cual se colocará en el tablón de anuncios de
Con periodicidad trimestral, se enviará información a los propietarios, que incluirá, un estado de cuentas y una circular. La circular incluirá los siguientes asuntos:
1.- Comentario sobre la situación económica y comparación entre ingresos y gastos.
2.- Relación y comentario de los gastos más relevantes de carácter extraordinario.
3.- Comentario sobre la evolución de las incidencias más relevantes, ya sean en curso o terminadas.
4.- Relación de los propietarios con recibos pendientes, con periodos y cuantías, y gestiones realizadas para su cobro.
En el periodo que trascurre entre dos circulares, se abrirá una hoja de gestión, con el nombre “Asuntos próxima Circular”, donde se recogen aquellas cuestiones que deban incluirse en la siguiente circular.
El envió del estado de cuentas y la circular informativa trimestral será, de forma habitual, por correo, siendo una posibilidad, también, el envío por correo electrónico. Pero en algunos casos, cuando así lo haya solicitado el Presidente, y se trate de Comunidades pequeñas, se le entregarán las cartas al Presidente para que él las buzonee o para que las buzonee
TERCERO. DOCUMENTACION DE LAS COMUNIDADES. ESTRUCTURACION.
Cada comunidad tendrá una doble estructuración de la documentación relativa a la misma. Una primera estructuración será la organización informática, y la segunda será la organización del material físico.
1.- Organización Informática: Cada Comunidad tendrá una carpeta, identificada con el nombre de la misma, que tendrá como contenido las siguientes subcarpetas:
I) ACTAS. Su contenido serán las actas de las Juntas Generales tanto Ordinarias como Extraordinarias, así como las actas de Juntas Directivas.
II) AYUNTAMIENTO Y ORGANISMOS PÚBLICOS. Su contenido serán todos los escritos dirigidos a Administraciones y Organismos Públicos.
III) COMUNICACIONES A PROPIETARIOS. En este apartado se incluirán los escritos dirigidos a los copropietarios de
IV) INCIDENCIAS. Esta subcarpeta se divide a su vez en incidencias en trámite e incidencias terminadas de los últimos cuatro ejercicios.
V) FAX. En esta carpeta se archivarán todos los faxes que correspondan a la comunidad.
VI) NOTAS Y CIRCULARES. En esta carpeta se guardarán, tanto las circulares explicativas que acompañen a los estados de cuentas, así como los escritos o circulares generales enviados a los propietarios, y las notas informativas expuestas en
VII) MOROSOS. Para las hojas de gestiones de los morosos y los escritos de reclamación a los mismos.
VIII) PROVEEDORES Y BANCO. Para escritos, contratos, etc, derivados de la relación con los proveedores y con el/los banco/s.
IX) ESTADOS DE CUENTAS. Quedarán archivados todos los estados de cuentas, trimestrales y anuales.
X) DOCUMENTOS DIVERSOS. Para archivar cualquier documento escrito no correspondiente al resto de carpetas.
2. ORGANIZACIÓN DEL MATERIAL FISICO.
I) ARCHIVADOR DE ANILLAS: El archivador estará dividido en cuatro apartados, que estarán perfectamente identificados. El primer apartado es “Circulares informativas y Estados de Cuentas”, donde se guardarán de manera anual todas las circulares informativas, así como los estados de cuentas mensuales, trimestrales y el anual, con la intención de tener la información a mano y de manera rápida. Una segunda parte, que se renovará, también, cada año, estará destinada a los escritos y las hojas de incidencias ya terminadas, junto con el resto de documentos de cada hoja, que se identificará como “Incidenicas”. Una tercera parte, que se renovará también cada año, con las facturas contabilizadas y otros documentos contables que acompañen a los mismas, que se identificará como “Contabilidad”. En aquellas comunidades que tengan un volumen muy alto de facturas, se destinará un archivador exclusivo para las facturas y documentos contables. La última parte, al final de la carpeta, será para la documentación que debe permanecer de forma indefinida, que se identificará como “Documentos”. En la misma quedarán archivados los contratos de suministros y servicios de empresas proveedoras, como por ejemplo, los contratos de mantenimiento de piscina, jardín, limpieza, ascensores, etc; el alta fiscal, y cualquier otro documento que deba permanecer fácilmente localizable, de forma permanente.
Al cierre de cada ejercicio contable, se retirará de este archivador la documentación correspondiente a los tres primeros apartados para su archivo definitivo. En los casos en que la documentación lo permita o el volumen de la misma lo aconseje, se procederá a su encuadernación.
II) CARPETA DE INCIDENCIAS: En esta carpeta estarán las distintas hojas de incidencias que se estén realizando en cada momento, a las cuales se les adjuntará toda la documentación relativa a las mismas, y permanecerán en esta carpeta hasta su terminación, momento en que pasarán al archivador de anillas.
III) ARCHIVO DEFINITIVO: Una vez agrupada la documentación de cada ejercicio, se procederá a su archivo en cajas, que quedarán disponibles durante 5 años. Después de ese periodo, se le planteará a
CUARTO. PREPARACION Y CELEBRACION DE
4.1.- PREPARACION:
En cuanto al orden del día, éste deberá solicitársele al Presidente, informándole de las peticiones de inclusión de puntos para el orden del día, solicitadas por los propietarios.
En cuanto a la documentación necesaria para llevar a cabo una Junta General hay que diferenciar entre una Junta Ordinaria y Extraordinaria. De forma general, en una Junta se debe tener disponible toda la documentación relativa a los puntos que se tratan en la misma y la información de la cuenta bancaria, para conocer el saldo disponible y los ingresos, de última hora, de propietarios con recibos pendientes.
Si se trata de
4.2.- CELEBRACION: La celebración de
Una vez iniciada
Para la celebración de
QUINTO. ACTUACIONES POSTERIORES A
5.1.- APERTURA DE HOJAS DE INCIDENCIAS.
Se abrirá una hoja de incidencias para cada acuerdo aprobado en
5.2.- REDACCION Y ENVIO DEL ACTA:
El acta se redactará de forma inmediata a la celebración de
SEXTO. VISITAS A LAS COMUNIDADES
La intención del Administrador es realizar una visita mensual a cada comunidad, que corresponderá al final de cada mes cuando se publique en el tablón de anuncios las partidas de ingresos y gastos del mes. El Presidente tendrá conocimiento de la visita, a los efectos de informarle y poder mantener una charla sobre las incidencias o anomalías que se puedan apreciar. No quedarán excluidas de estas visitas las comunidades pequeñas o que tengan mozo de mantenimiento.
La finalidad de estas visitas es poder comprobar de primera mano el funcionamiento de los servicios contratados por
SÉPTIMO. RECLAMACIONES JUDICIALES
En cuanto a las reclamaciones judiciales, hay que distinguir entre reclamaciones a la promotora y reclamaciones a los copropietarios.
7.1.- Las reclamaciones a la promotora. Estas, a su vez pueden ser de dos tipos. La primera, por deficiencias en la construcción, es decir, cuando se entrega en mal estado, o sin terminar debidamente, algún elemento común, o, posteriormente, dentro del plazo de garantía, aparecen defectos, que estaban ocultos. La segunda, por carencias en la construcción, es decir, que no se han ejecutado determinados trabajos o elementos que están incluidos en el proyecto de construcción, e, incluso, aunque no estuvieran incluidos en este, pero la normativa los establece como obligatorios.
Los requisitos son los siguientes:
a)Que se haya adoptado el acuerdo en Junta General y se facilite una copia del acta de
b)Que se elabore un informe técnico de deficiencias, elaborado por técnico cualificado y visado en el Colegio Oficial correspondiente.
c)Que se notifique a la promotora a través de una reclamación amistosa, antes de presentar la demanda, dando la oportunidad a reconocer dichas deficiencias y que procedan a su subsanación.
d)En caso de la vía amistosa no surta efecto, se procederá a otorgar el poder notarial para pleitos, para que un letrado y procurador puedan actuar en nombre de
7.2 Las reclamaciones a los copropietarios. Estas suelen ser por morosidad, es decir, por acumular cuotas impagadas. Pero también pueden serlo por otros motivos, como son causar molestias a otros vecinos, realizar actividades ilegales, o ejecutar, sin autorización, obras que afecten a elementos comunes.
Los requisitos para poder realizarlas son los siguientes:
a)Que el acuerdo se haya adoptado en Junta General.
b)Que se notifique al propietario, de forma fehaciente, el motivo de la reclamación, a los efectos de que pueda manifestarse antes de la presentación de la demanda.
c)Que se emita un certificado acreditativo de dicho acuerdo, incluyendo, en su caso, la liquidación de recibos pendientes.
d)Otorgar el poder notarial para pleitos, para que un letrado y procurador puedan actuar en nombre de
Una reclamación judicial tendrá gastos de abogado y procurador, del técnico que elabora el informe, del poder notarial, etc., pero todos estos gastos deben ser incluidos en la reclamación, a los efectos de que
Una vez que se entregue la documentación al abogado, se le pedirá copia de la demanda, o al menos, de la primera hoja, que indica la presentación de la misma, y se le pedirá información de cada novedad que se produzca para poder informar a
OCTAVO. CUENTAS BANCARIAS
Cada Comunidad tendrá su propia cuenta bancaria, que será controlada mensualmente, a través de los estados de cuentas mensuales, para evitar saldos en descubierto. Los autorizados en dicha cuenta bancaria serán, siempre, el administrador, el presidente y el vicepresidente, necesitándose firma mancomunada para la entrega de talones.
En cuanto a los gastos de mantenimiento de la cuenta y gastos de correo, estos serán mínimos, ya que existe un convenio entre el Colegio de Administradores y los bancos, por el que el cobro de comisiones es nimio. En los casos en que una Comunidad disponga de un saldo excesivamente alto, se planteará a
NOVENO. RELACIONES CON EMPRESAS Y PROFESIONALES
En este apartado hay que diferenciar a las empresas que se encargan de llevar el mantenimiento de
9.1.- Empresas de mantenimiento: estas empresas aportarán un contrato, del cual se tendrá que comprobar la siguiente información:
a)La identificación completa de la empresa y del representante, si se trata de una sociedad.
b)Las tareas y obligaciones que asume.
c)La frecuencia de las mismas.
d)La fecha de inicio y la duración del contrato.
e)La posibilidad de rescisión.
f)El precio.
g)La responsabilidad fiscal y laboral.
A las empresas de mantenimiento y conservación, se les exigirá el cumplimiento de las revisiones y servicios contratados, a través de la presentación de partes de trabajo, los cuales tendrán que tener el visto bueno del Presidente o de algún propietario, o, al menos, debe dejarse en el buzón del Presidente. En caso de que no se entregara el parte de trabajo, se informará al Presidente, por si considera oportuna alguna iniciativa.
9.2.- Servicios profesionales:
Los presupuestos presentados por las empresas para la realización de un trabajo concreto en
La intención del Administrador es que la empresa debe avisar, siempre, de la realización del arreglo o de la causa de demora del mismo, para que se pueda informar al Presidente o, en terminados casos, al copropietario que haya dado el aviso.
En el supuesto de que se confirme que no se ha hecho el trabajo y tampoco se ha notificado la demora, se procederá a dar aviso a otra empresa para que se encargue de la gestión.
En ambos casos, se dejará constancia del aviso dado a la empresa. Por esta razón, y siempre en función de la importancia del problema o avería, debe darse el aviso por fax o correo electrónico. Esto es especialmente importante cuando exista la posibilidad de consecuencias graves, personales o económicas.
Una vez concluidos los trabajos, se procederá al pago de los mismos, para ello se procederá al pago mediante talones bancarios, siendo la firma mancomunada (administrador y presidente o administrador y vicepresidente). Los talones se fotocopiarán y se adjuntarán a las facturas correspondientes para su contabilización y posterior archivo.
DÉCIMO. PAGO DE CUOTAS Y RETIRADA DE RECIBOS.
Solo se acepta como forma de pago, la domiciliación bancaria de los recibos. En caso de que algún copropietario no quiera domiciliar el recibo, tendrá que hacer el ingreso en la cuenta de
UNDÉCIMO. ALTA DE UN NUEVO PROPIETARIO.
En el proceso de cambio de un antiguo propietario por otro nuevo, se debe tener en cuenta la necesidad de comprobar que no hay recibos pendientes, en el supuesto de que no haya solicitado el certificado de estar al corriente, y solicitar algún documento acreditativo de dicha propiedad.
DUODÉCIMO. ENTREGA DE LLAVES Y DOCUMENTOS
12.1.- entrega de llaves: Podemos encontrarnos con dos situaciones distintas:
I) Entrega de llaves de elementos comunes a personas o empresas ajenas a
II) Entrega de llaves a los copropietarios. Se trata de un cambio de cerradura o de una reparación. En este caso, el reparto de llaves se hará mediante un listado o la firma de un recibí. La opción debe ser decidida por el Presidente, en función de la trascendencia que pueda tener el control de la entrega.
12.2.- Entrega de documentos de Comunidad: La responsabilidad por la custodia de la documentación corresponde al Administrador de
Por último, en cuanto a la protección de datos, comentar que no se facilitarán los datos personales de ningún propietario. El Sr. Presidente de